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刘润：高效远程办公指南本文首发于得到APP「十万个怎么办」栏目我在「十万个怎么办」收到了一位用户的提问，因为疫情，公司决定春节假期之后，先不上班，在家办公。但是，在家怎么办公呢？想要跟同事高效地远程协作，应该怎么办？很多公司，尤其是美国公司，在家办公是一个成熟的政策，这个政策叫Work from Home。在一些特殊情况下，员工可以申请在家工作一天，甚至是一段时间。跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远，所以团队之间的跨地域远程协作是非常重要的基本技能。现在，全国人民都在抗击新型肺炎，估计有不少公司都打算延迟开工，让大家晚一点返工，晚一点再进办公室。晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家办公。在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。非常时期，这两件事都特别重要。可是，中国很多公司其实缺乏远程工作的经验，今天我就来与大家分享一下，在家办公，怎么高效完成远程工作。 — 1 — 在家办公最大的挑战，是远程之下，管理和沟通效率会大大下降。下面，我们先给你拆解一下这个问题，先说管理和沟通效率为什么下降，然后再讲怎么办。什么叫管理效率下降？管理效率下降，是因为你见不到一些员工了，你没办法非常快速地安排工作、调整节奏，员工在做什么，遇到什么问题，也没办法及时向你请示，得到你的指导，协同上就会遭遇挑战。沟通上具体会遇到什么问题？大家在一起的时候，遇到问题，一抬头就能跟旁观同事说一嘴，需要协助就喊一声，大家可能还会快速地召集开会等等，这些事情在远程办公里都做不到。尤其是每个人都在自己家里，如果有员工他不工作，你其实也不知道，他是不是因为心情焦虑，刷着疫情新闻无心工作，你也无法知道。这些都会导致沟通效率下降。怎么办？我分别是站在公司和员工的角度，给大家说几个建议：第一个建议，加强定期沟通。远程办公时沟通显得尤其重要，所以一定要加强定期的沟通。怎么样加强定期沟通呢？建议大家要开始实行两个制度：第一个制度是早会制度；第二个制度是晚报告制度。这两个制度是远程工作有效率地基本保障。什么意思？在公司上班的时候，谁准时上班，谁准时下班，就算你不打卡，大家其实也能看得到。可是在家办公，你很难知道一个员工是不是准时上班的。而准时上班这件事为什么重要呢？那是因为大家都在同一个时间段上班，才有彼此协同的基础。即便是远程工作，只不过是工作地点换了，工作时间段其实没有换。这意思是说，你家里，依然是早上9点到下午6点上班的状态，这时间段不能换，因为大家需要协同。怎么才能保证大家都9点上班呢？所以第一点，建立早会制度。比方说，早上9点，每个部门都在微信群里开个语音会议，沟通一下今天我们要做的事情是什么，每个人分别要做什么。每个人都在会议里简单地讲一分钟，说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事…… 简单地讲一讲就好，其实最重要的是大家互相提个醒，我们开工了。早会制度非常重要。晚报告是什么意思？早会既然已经提出了，我们今天要做这件事，其实就给了管理一个非常重要的依据。到了晚上，每个人需要通过钉钉或者企业微信，把自己的报告发出来，讲一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一个怎样的结果交付给大家。所以早会晚报告，这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法。第二个建议，是把目标拆解为任务。这句话意思是说，公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标，开始拆解为每一天要完成的任务。因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。举个例子，公司要向客户交付一套非常大的代码，中间可能涉及到300多个功能。作为项目管理者，就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。比如，今天的任务，第一，我要给客户打个电话，谈项目计划，疫情期间在家里完成设计。第二，我要跟我的团队开会，这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么，并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。你看，把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也在训练一个人的管理能力。第三个建议，公司要为大家准备好线上协作工具。我们今天的沟通工具已经非常好了，比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但是大家办公的时候，往往要基于同一个文件、同一批文件协同，而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。所以给大家介绍几个工具。文档类，大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件，他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。有时候写一个项目计划或者一篇报告，老板、助理、项目经理、策划员工，大家可能一直站在电脑面前说，这个人说这么改，那个人说那么改，一起把文书改好。这时候通过石墨或者Office365，大家可以在线共同修改同一篇文章，这个时候就达到了一个协同的目的。传输类，我推荐可以用网盘。比如说，大家把每一天工作的成果都上传到百度网盘，每天结束的时候，每个人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于这个成果来做第二天的工作。百度网盘之外，钉钉和企业微信里面都有类似的功能。还有沟通协作类工具，就是大家完成一个项目管理任务的工具，比较典型的就是像Teambition这样的工具，就是我在《5分钟商学院》里面介绍过。比如前文第二个建议中，我们把目标拆解成任务。这时，如果我们借助Teambition这样的工具，就可以在软件上创建一个“任务”，设好3W（who do what by when）,也就是：任务内容，执行者，和截止时间。这样就可以大幅提高团队协作效率。还有以前要开会，开会怎么开呢？你当然依然可以用微信，但是要开视频电话会议的话，今天也有很多的公司提供了基于互联网视频的一些电话工具，比如腾讯会议，大家可以在网上去搜索一下。以上三个建议是从公司角度来看，下面，我再从个人角度分享一些建议。 — 2 — 我自己其实就是一个常年出差的人，远程办公对我来说是常态，我的员工相对我，他们也是远程办公。在家办公，工作效率很容易变差。为什么？因为一开始你会觉得特别舒服，无拘无束。但是稍微一段时间后，你就觉得特别难受，甚至工作效率会大大下降。也是因为无拘无束。怎么才能提高在家工作的效率？我给大家分享几个经验。第一个，准时起床，穿戴整齐。我经常在酒店房间办公，偶尔也会在家办公。我给自己一个非常重要的要求就是，一定要早起之后，穿戴整齐。不要觉得穿着睡衣很舒服，穿着睡衣吃早饭，吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了。这个时候你会特别容易分神，因为你进入不了状态。你一定要当作正常上班一样，准时起床，换上正式的衣服，这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入到一个工作的状态，很大程度上提高你的协作效率。第二，一定不能在休息区域办公。反过来说，不要在办公的地方休息，在家里，要把做这两件事的场所分开。如果你家里有书房，把书房当成你的办公场所。早上从卧室起床，穿戴整齐，带着背包正式地走进书房，把门关上，就相当于你到办公室开始办公了。这个过程很重要，在这里把一切工作资料都准备好，注意，不要在这睡觉。第三，清晰地区分好工作和休息时间。在家办公，对公司而言，考验的是把目标拆解为任务的能力，对员工而言，非常考验区分工作和休息的能力。这是什么意思呢？就是你很容易工作着工作着，突然之间想要躺一会儿，就在沙发上躺一小会儿嘛。躺下来就想，那我打开电视看一会儿，休息一下…… 一看就是很长时间。无法保持专注，这是在家办公带来的巨大挑战，但这也是很锻炼一个人的。怎么才能清晰地区分好工作和休息时间呢？建议大家用番茄钟工作法，就是工作以25分钟为一个单位，这25分钟里，手机调成静音，什么东西都不碰，告诉自己在这个时间里、在番茄钟提醒你之前，别的什么都不能干，只能专心工作。 25分钟之后休息5分钟，这5分钟可以去倒杯水、上个厕所，去翻翻其他书，这都可以，5分钟休息结束再进入下一个25分钟。中午的时候，你当然可以在家里面做点东西吃，这是在家的好处。但也需要给自己设定好，12点到1点之间才可以做这件事情，这是你的休息时间。吃完之后戴上口罩，出门走一走，稍微呼吸一下新鲜空气，舒展一下筋骨，这也挺重要的。到了下午1点钟再回来上班，6点钟下班。下班之后，你就可以离开书房，或者你的电脑如果在餐桌上，就把电脑从餐桌上拿走，进入下班状态。你告诉自己，我下班了，这个时候才把身上正式的衣服换成家居服。清晰地区分好工作和休息时间，这样远程工作，才会让你既有高效，又能劳逸平衡。如果公司里每个人都能做好这件事情，其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。最后的话以上，是我分别站在企业和员工角度给大家的6个建议。最后的最后，在这非常时期，所谓远程协作、所谓在家办公，在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。祝福武汉，祝福中国，祝我们早日走出疫情，祝福所有企业，祝我们早日度过难关。加油。

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2020年02月03日
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如何在家远程办公之态度篇：国外的“SOHO”是什么样？大约20年前，在宁财神安妮宝贝等人火爆的那个年代，SOHO（Small Office，Home Office）曾是一个相当时髦的词，当时能配得上这词的基本都是自由撰稿人，设计师什么的，所以在中国，它天生带一种时髦色彩，并在那个Wi-Fi都是稀罕物的年代被描述成了一种新生产方式。回到现在，2020年的这场肺炎疫情让SOHO成了被动选择，上班族们要面对的是不得不在家上班的现实选择。既然已经如此，就让我们利用好手中的设备和相关软件取打破距离限制，让在家上班这件事变成可能。 SOHO的方式在我们国家并不多见，但实际上在国外的一些企业这种时髦的方式早已应用了很多年。 SOHO怎么火起来的？ IBM算是早期尝试SOHO办公的企业，早在上世纪80年代，IBM就开始在员工家中设立“远程工作站”。员工们可以选择以家为中心开展工作，通过电话视频会议和同事交流。如果选择到公司，想要离开也只需跟上级领导报备一声即可。 SOHO办公在国外很常见根据IBM的数据显示，当时有将近40%的雇员都是SOHO一族。这其中，既有比较个人化的工作，比如设计、技术开发等部门，也有像安全支持、市场采购这样，需要很多合作的部门。在IBM之后，包括微软、Google、Facebook、yahoo在内，越来越多的互联网公司也加入了SOHO办公的阵营。这在当时看来是一个双赢的结果。员工得到自由，公司也得到费用节省，按道理讲，SOHO绝对是一个双赢的办法！完全可以实施到大大小小的公司，尤其是现在科技越来越发达，远程传输，视频通话技术都已经广泛在运用。毕竟，相比传统办公方式，SOHO办公的工作评估完全依赖工作绩效，而非工作时长，把员工的时间更加合理的利用，一切以结果为导向。另一方面，在家办公也提高了他们对公司的认可度。需要强调，这里的SOHO并不一定是要求你在家，更深层的意义给于你充分可以自由支配的时间和地点，即使你来到公司也不会有坐班的那种压抑。微软西雅图总部随处可以办公笔者曾经去过微软西雅图总部参观，据当时工作人员介绍，微软总部内共有20家全天候营业的超市、32座用餐区。在那里，咖啡厅、超市、餐厅、公园的长椅，随处一个角落你都可以打开笔记本来工作。但是最近几年，互联网巨头公司却纷纷开始收紧SOHO办公政策。2013年，Yahoo宣布取消SOHO办公政策，并对在外办公现象零容忍，后来Yahoo的结局大家都知道了。随后Facebook也宣布给愿意就近办公的职员发放了额外的奖金，Google也公开表示希望减少SOHO办公的人数。IBM也开始逐步召回自己的SOHO员工。你可能疑惑心中生了，为什么曾经极度流行的SOHO转眼就沦落了呢？原因很简单，有很多东西必定是要通过激烈的讨论才能碰撞出来的。在刚开始时，SOHO所带来的宽松自由的环境，的确可以暂时性地提高员工的创造性和积极性，但随着时间流逝，这种方式的弊端也开始凸显，比如长期在孤独的环境，会让人的工作环境降低。 “古人云，无规矩不成方圆”。说的就是这个道理。所以如何用一个好的心态来面对面对接下来一个星期的SOHO非常重要。虽然有不少坐班人群会误以为“在家上班族”是一种偷懒的表现。但其实并非如此，在家办公，更需要自律，才能高效。在家办公态度很重要　　如何迅速进入SOHO状态？说实话SOHO对人的意志力是非常大的考验！在家办公，不用早起，可以安排自己的时间，不用在别人眼皮子底下干活，没有办公室政治的干扰。当然，有利就有弊，离开了压抑的工作环境，所谓的”自由“实际上是你最需要克服的诱惑。所以你想要快速进入工作状态，就要拥有高度的自制力跟合理时间规划。综合来说，想要迅速进入SOHO状态应该注意一下几点：　　1、合理分配时间首先把工作内容分成几个重要的节点，把工作内容分成几个部分去完成会使你更高效。编辑一个每天待办任务列表，这个任务表可以每天明确你的进度，也会提示你未完成的任务。此外，尽量别掺杂过多的任务，踏踏实实的把一件事做好。　　2、保持和同事沟通日常工作中，同事们之间的沟通少不了，特殊时期大家都SOHO办公无法见面，沟通就显得更为重要。保持沟通的秘诀就是尽可能即时回复工作消息。社交工具随时保持在线状态，如果可以尽量和事保持视频沟通。　　3、设置独立工作环境收拾出一个安静的工作区域出来，买好办公桌、椅子以及电脑和各种通讯设备，如果自家有书房更好。总之这事一个属于你的独立空间。而想要快速进入工作状态，应该注意以下几点：第一，形成规律作息。在家办公，对公司而言，考验的是把目标拆解为任务的能力，对员工而言，非常考验区分工作和休息的能力。比如可以制定每天的日程计划表，固定的时间处理工作，清晰地区分好工作和休息时间，才能既高效，又劳逸平衡。第二，不在休息区办公。 Edward称，很重要一点，就是你真的得在家里为自己准备一间屋子，专门用来办公，然后你办公的时候别人不能进来打扰你，将工作环境和生活环境分开。第三，要方法搭配工具。如对自己实行目标管理，同时搭配使用协同办公软件以上来新浪

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2020年02月03日
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远程办公（在家办公）你准备好了吗？编者注：因为疫情导致全国性的假期边长，很多省市都延长到了10号开工，这就导致大部分企业不得不让核心员工开始远程办公。最近有很多相关远程办公的工具和支持，很多机构和个人也都整理了，这篇文章推荐大家阅读，从另外的一个角度来谈如何更好的远程办公，同时也指出一些HRSAAS从设计上的问题。推荐给大家。文章来自：FutureWork未来办公作者：未来办公李明疫情还在持续，但开工不容拖延，很多公司终于都被迫施行了远程办公策略。最近几天，陆续看到朋友圈的很多人都在发布关于疫情期间远程或者在家办公的消息。一时间，让很多做办公saas软件和远程视讯会议设备的公司觉得终于等到了远程办公的春天。无论是确定还是不确定的因素，让很多企业相信远程办公终将成为一种趋势，但没人会想到是以这样的方式，并以这样的速度开始。面对远程办公，我们准备好了吗？现代办公的内容与活动，让很多工作行为不再依托特定的物理环境，只需要通过电脑和IT技术就可以实现，这也促成了办公方式的进化。远程办公的本质是一种工作方式的改变，在特定背景下，远程办公具有积极意义。从公共政策上来讲，远程办公是受到公共政策制定者欢迎的，支持者指出远程办公可以通过多种方式减少通勤时间和成本，减少能源消耗和交通拥堵。疫情当前，远程办公成了时下最优的选择。另外，远程办公有助于那些有照顾责任的人平衡工作与生活。因此，对于需要兼顾家庭与工作的资深职场人士来说，远程办公制度，成了吸引人才的重要福利。像微软高管一方面宣传了公司的产品，一方面分享的远程办公的经验：战疫，微软资深高管的十余年远程办公管理经验分享。 -组织性是基础- 不止微软，如今有越来越多支持远程协同办公的工具被设计出来。但远程办公的最大障碍并不是来自这些软件工具问题，而是组织性。即现在的组织管理理念与远程办公方式的本质冲突。在远程办公中，管理层担心在没有直接监督的情况下，员工可能会偷懒，出现效率和工作态度上的懈怠，同时管理者从心理上也不愿放弃对员工的直接监督和控制。因此我们可以看到，一些saas产品的设计除了强调协同性的同时，都在加强远程监管功能，甚至有比在办公室办公更大尺度的监管方式。显然，他们并没有站在个人伦理的角度做这件事，而只是立足企业视角去设定功能。如何更好的实施远程办公，有不少企业和个人在知乎上给出了他们的智慧：企业远程办公策略的实施考验着管理者的智慧，检验着远程办公人员的职业精神，更是在审视组织制度。企业远程办公成功实施的基础在于组织从实质意义上的支持。对比传统阶层式的组织，当代性的组织更具有实施远程办公的优势。当代性的组织，对于员工是否在办公隔间或者工作位上工作这件事看的并不重要，团队合作是当代性组织的主旨，当代组织的灵活性与活力确保组织对外部环境变化的适应性与竞争优势；团队中的每一名员工都被赋予更高的自由与权利，可以更灵活平等的交换想法、意见以及评价，从而让每名员工有更高的工作士气在管理风格上很大程度依赖于软技能——建立共识、建立关系、倾听和理解，建立互信机制，心甘情愿地带领团队而不是拖拖拉拉。正是这些无形关系与价值观，形成了远程办公非命令性的约束，以及自我管理意识，间接促进了远程办公人员之间的粘性。 -空间即工具- 科技类工具保障了远程工作的即时性与效率。科技发展加速促进了远程办公的可执行性。但疫情来临之时，我们才发现，很多人的家居空间并不是一个理想的办公环境。而实体的物理环境反而成为了影响我们工作质量的因素。尤其对于北上广的租房一族，在有限的生活空间内，很难再创造出理想的工作区域--老铁扎心啊！。显然，我们很多人的居住环境，还并没为办公做好准备，这也是很多人所讨论的办公仪式感，而这恰恰需要空间氛围来塑造。提升远程办公的技能，除了要懂得运用技术类的工具外，创造一个功能兼顾舒适的在家办公环境，同样是一门技术。首先，依据你的工作性质与需求，进行办公环境的布置。根据你的工作性质，确定对于桌面、办公文具、收纳以及设备的需求。例如，不同的人不同的工作性质对桌面需求完全不同，有的希望有条理，有的则会希望办公桌是一种看似凌乱无序的状态。其次，确保有独立的区域。理想情况下，你的办公环境应该在一个安静的地方，能够有利于你快速进入工作状态。独立环境可以保证工作的专注性，也可以在远程协作或电话会议时不被外界干扰，这一点尤其重要，特别当你与你的家人👪或者室友同住时。第三，条件允许的情况下，你的家庭办公室要有充足的工作照明，包括自然光。在光线充足的空间中工作，不仅可以减轻眼睛疲劳，且能更好地提升工作效率。研究表明，在工作区域内增加绿植同样有利于提升工作效率，并创造更愉悦的工作氛围。另有研究表明，在家办公的人，更容易忽略时间而造成久坐。因此准备一张好的人体工学座椅，或者升降办公桌，更有利于保障你的个人健康。当然，设定闹钟提醒适时的运动一下也是非常有必要的。最后，准备一些即时贴或者白板，做任务的提醒，确保工作任务的条理性与节奏。一个好的家庭办公环境，意味着你会更有效率地工作，更有可能享受在家工作的乐趣。远程办公对于我们绝大多数的人来说，还仅仅停留在理念上。在这次特殊情况下的远程办公迫降，也需要注意管理上的用力过猛，造成远程压力，适得其反。远程办公面前，我们都是新生。因此，这也需要我们保持开放的意识，健康的工作态度，共同学习并理解这一过程，积累宝贵的经验。关于远程办公或在家办公，你有什么好想法？

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2020年02月03日
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远程办公，如何解决效率低下的问题？文章来自：XMind思维导图微信公众号疫情当前，没有人能置身事外。也许我们没法像医护人员一样在前线和病毒硬刚，但每个人都有为这个社会做贡献的方式。刨除做好防控和不必要的恐慌焦虑外，我们每个人都能做的事是「各司其职」——做好本职工作以确保社会经济正常运转。为了控制疫情蔓延，越来越多企业自发选择了远程办公模式。但因为沟通不畅而带来的信息不对称、效率低下，甚至内耗等问题，远程对于管理者或员工而言都是难度不小的考验。远程的弊端如何避免？酱酱采访了 XMind 的远程办公人员并结合了 37Signals 的远程办公经验和大家简单聊聊远程办公如何解决效率低下的问题。 //远程办公的利与弊// 关键词：独立性、自我驱动力在愉快地拥抱远程办公前，我们先来看看远程办公的利与弊。总的来说，远程办公的好处是显而易见的。对员工来说：节省了通勤时间，拥有更多时间上的自由度。允许居住在自己喜欢的城市，节省大城市高昂的房租成本。避免被频繁打扰造成的时间碎片化，可以有较多独立自由的工作时间。对公司来说：可以打破地域限制，网罗全世界优秀的人才。在一定程度上节省了办公室等固定成本。然而，因为物理上的距离和缺少形式上的监督，远程办公对员工的自觉性要求会更高。远程不仅需要员工有高度自我驱动力和高度的自觉，还需要员工有较强的沟通能力和独当一面的能力。对此，IT Collective 的克里斯·霍夫曼解释说：如果我们总是纠结在信任问题上，那么我们的问题出在招聘环节上。我们不会录用那些无法自觉跟上工作进度并且产生优秀结果的人。我们只聘用那些：专业的，有能力掌握项目进度，并且总是产生阶段性成果的员工。我们不会录用那些需要我们照顾和看管的人。 XMind 是一个小而敏捷的团队，同样的我们也有相当大一部分同事是远程工作。因而在招聘时，独立性和自我驱动能力显得尤为重要，在这个基础上我们再来谈如何提高远程办公的效率。 //固定且重叠的工作时间// 关键词：同时在线、同步沟通为解决沟通异步问题，达到真正高效的协同，需要设定「一段重叠的工作时间」。重叠的工作时间十分必要，因为沟通交流上的延迟会拖延整个项目的进度。有重叠的上班时间是团队得以同步沟通、保持节奏一致的重要保障，即使在远程员工之间有巨大时差的 37Signals，每个团队每天都要保证有4个小时的「重叠办公时间」。对于员工而言则需要有固定的工作时间。远程避免了通勤时间的损耗，让办公的时间相对自由，喜欢早起百灵鸟或喜欢熬夜的夜猫子的人都可以按照自己的作息节奏来适度调整自己的工作时间。但为了保证沟通的同步，并让工作时间和休息时间有明显区分，且不陷入日以继夜工作的怪圈，将工作和生活分开，自我设定「上下班」时间很有必要。高效 Tips：团队沟通好每个成员必须在线的时间段，做好上班时间的自我管理，请假提前告知，确保关键时刻找得到人。自我设立上下班的仪式感，比如一坐到电脑前就提醒自己「我准备开始高效工作了」。利用番茄钟等时间管理方法进行专注和休息，长时间埋头苦干其实未必如想象中高效，对颈椎也不好。 //创造无干扰的工作环境// 关键词：舒适、隔绝干扰源正常工作日，办公室里的人们会被各种各样的琐事打断，工作时间被切割成无数的碎片。而远程很好地解决了这个问题。相较于办公室，你会拥有更多独立、完整的时间，让你更快地进入工作状态。但相应地，不管是家里或是咖啡馆，办公环境相当重要。你需要一个舒适且无干扰的办公环境：顺滑通畅的网络、舒适的桌子和椅子都是必须，除此之外，隔绝干扰源十分必要。高效 Tips：如果是在家办公，尽量开辟出一个相对无干扰的空间，比如说书房，隔绝小孩、家人或猫猫狗狗的打断或干扰。尽量保持办公桌面干净整洁，自控力较差的人尽量不把游戏机、小说等各种诱惑力大的东西摆在眼前。确保基础设施的可靠性，搭建好稳定流畅的网络环境，避免关键时刻掉链子。尽量穿着得体，以防有临时的视频会议。 //清晰透明的目标计划和管理// 关键词：结果导向、任务拆解远程协同办公很重要的一点是科学的工作量划分和里程碑设定。在团队中，每个人都不是独自作战，涉及到协同和分工就不得不提到任务的计划、拆解和管理。 Remote 一书中，对管理人员的职责进行了清晰的阐述：管理人员需要知道完成项目所需要的资源，了解延误可能发生的位置，在关键问题上有创造力，能够把工作进行分解，给正确的人分配正确的工作。管理者需要做非常多的工作，来确保整个工作流程中遇到尽可能少的问题。就任务的宏观层面而言，将任务透明化非常重要。这样不仅让整个项目内所有的成员都能了解项目的情况和进度，清楚了解自己在整个项目中的情况和位置，且极大地增加了参与感和认同感。在 XMind，产品总监每年甚至每季度都会规划好各产品所要实现的新功能和要提高及修复的问题，并告知所有相关的人员。做到不止产品、设计、开发都知悉，甚至市场和技术客服的小伙伴也囊括在内。团队的目标一致，大家也对自己的工作的意义有更明确的认知。就任务执行的微观层面而言，良好的任务计划、执行和反馈的完整闭环非常重要。一般而言，产品经理会用在线文档工具将文档写清楚，在 GitLab 上建立 issue，设立里程碑和交付期，将任务分派给设计和开发。设计完成界面设计后也会在 GitLab 上交付给开发。开发完成工作后会提交代码，然后由专门的人进行代码审核，合格后才会把代码进行合并。结果导向使得整个环节非常清晰和高效，卡在哪里也一目了然。高效 Tips：在任务管理上，信息平等很重要，让整个团队知道项目的关键和进度。在任务拆解上，每个细分任务都要有里程碑设定，并将任务拆解到可执行的细分颗粒度。有共同的高标准和高要求，对公司整体的做事态度和目标有统一标准的认识。 //高效沟通的建议/ 关键词：借助工具、实时沟通远程更使得高效沟通这件事变得尤为重要。提高沟通效率，我们可以做到以下几点：限定时间内回复远程所造成的异步的沟通方式，延时过长而导致的低效其实很容易克服。这也是我们前面强调的「重叠办公时间」和 Online 的重要性。沟通前做好充分的准备所谓沟通，就是逻辑思维的完美配对。思路清晰、细节完备、完整表达都是高效沟通的必备元素。讲到理清思路不得不提的就是 XMind 了。在进行沟通前，先将自己的思路用 XMind 理清楚，这样在表达上会更清晰，也更有条理。比如以下是市场小伙伴某次分享会的局部内容。而当涉及资源整理和资料共享时，用 XMind 的附件功能整理好，能极大减少文件收发的杂乱。借助工具，高效沟通可以利用视频在线会议/屏幕共享软件，比如说 Zoom 实现高效的远程协同交流。在 XMind，经常用到的是 Zoom+XMind: ZEN 的沟通方式。借助 Zoom 进行屏幕共享，用 XMind: ZEN 进行思维展示。特别地，用 XMind: ZEN 的 ZEN 模式，搭配主题折叠和展开功能进行思维展示几乎屡试不爽，省去了做 PPT 的时间黑洞。认清每件事的优先级形成自己的问题处理优先级体系。按优先级分类，再按不同的方式来处理。紧急的事情可以用即时沟通工具来解决，最紧急的事情，可以用电话来处理。其余对时间不敏感的问题，可以收集起来稍后集中处理。不是每个问题都需要立刻解决，打断同事的工作来回答一个并没有那么紧急的事情不仅影响了别人的工作进程，也让你显得没有那么专业。重视文档的编写正因为远程让沟通成本变高，对文档的要求也更高。尽可能将细节梳理清楚，提高对细节的重视程度是降低歧义产生的有效方法。比如 XMind 的开发在动手前会将怎么实现、思路是什么，清晰详尽地记录下来，这样不仅保留了思考的过程，在进行项目协作或交接时会更方便且高效。降低信息壁垒保证所有同事在必要的时候，都能得到 TA 所需要的信息，保证员工随时都可以得到与工作相关的内容。沟通时注意语气和措辞由于大部分是通过文字沟通，缺少面对面表达的语气和面部表情，因而尽量保持客观且 nice 的沟通交流方式，能极大减少沟通过程中造成的不必要的摩擦和隔阂。另外，就 XMind 而言，我们主要借助以下的工具来进行沟通和协同： XMind: ZEN：周报、任务拆解和管理、思维展示 Zoom：在线会议、共享屏幕 GitLab：代码托管、文档协同、bug 追溯和解决微信：即时沟通工具工具的选择因人而异，大家可以选择自己喜欢的，最重要的是团队能达成一致。归根结底，远程办公是否高效还是在于员工的自我管理和自我驱动力。以上就是本次的分享，祝大家接下来的一周可以高效地进行远程，也祝大家远离病毒，百病不侵。最后，XMind 一直支持远程办公模式，不管你在世界的哪个角落，欢迎加入我们。

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2020年02月03日
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2020年02月01日

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不解决这些问题，疫情之下的“移动办公”真成不了风口本文来自微信公众号“ToB行业头条”（ID：wwwqifu），作者李晓松随着疫情加重，很多公司都延长了假期，让员工先在家里办公。一时间，移动办公、远程办公、协作办公等名词频频出现。「ToB行业头条」也在前天的文章《疫情之下，ToB公司如何应对获客危机？》（点击文章标题即可阅读）中提到：虽然疫情出现会让绝大多数行业陷入困境，可对于移动办公产业而言，这或许是个突围困境的机会。目前，包括钉钉、企业微信、飞书、华为Welink等多家协同办公SaaS厂商，都宣布在疫情期间，为用户免费提供视频会议、即时通讯、打卡、审批等产品功能。很多人认为，疫情出现可以让之前对移动办公不感兴趣的企业，开始主动尝试协同办公SaaS。「ToB行业头条」当然不否认这种可能，可我们更愿意相信，在不解决以下问题之前，移动办公的发展阻力并不会减小。问题一：如何更好地管控员工？随着网速提升、云计算发展、各类智能设备的大规模普及，移动办公的出现是科技发展的必然产物。早在疫情尚未出现之前，很多公司已经尝试过移动办公。比如经常需要外出谈单、见客户的销售人员；或是ToB君这种在地铁里都能码字的文字编辑者，完全可以省掉通勤时间，随时随地移动办公。按理说，有着强大优势的移动办公产品应该快速普及，可事与愿违，很多企业管理者都认为，移动办公存在难以管控员工等问题。虽然各家产品都设计了各式各样的管控方法，可员工在工位上都会开小差，更不要说一天都见不到他们的影子了。举个最简单的例子，如果大家都坐在办公室，什么问题都可以直接沟通。可如果使用移动办公产品，很多时候根本联系不到“移动”中的同事，就算是微信、打电话可能都不行。这绝不是夸张的说法，因为很多员工确实会把移动办公当成是放假。比如，这次假期延长是到2月2日，很多企业更是进一步推迟了返工时间，要求员工在2月3日至2月7日在家办公，2月10日正式返岗上班。可我们摸着良心问问，有多少同学默认为这个假期一直放到了 2月10日呢？管控是移动办公面临的最重要问题，也是决定老板是否买单的重要原因之一。无法管控，就无法协同，移动办公产品的推广就会大打折扣。问题二：免费功能过于简单，各家产品差异不大不过，此时一定会有读者朋友说： “钉钉们只是在疫情出现的时候，主推移动办公、协作办公的概念。当疫情过去，它们完全可以向这波PR吸引来的客户，进行更多功能的推荐。” 道理是这个道理，可简单的功能、浅薄的壁垒，到底能为协同办公SaaS留下多少新增用户呢？钉钉、企业微信们提供的最功能就是视频会议、即时通讯等基础功能，这些功能在疫情之前也是免费的，最多有一点人数的限制。而且，有钱的大企业早就部署了成熟的SaaS系统，完全可以解决移动办公问题。尚未部署协作SaaS的中小企业，稍微有点互联网常识，都知道移动办公是什么，根本不需要免费科普。这波免费宣传更像是一次PR引流，但成效能有多大，却值得打一个问号。至少「ToB行业头条」认为，奔着免费来体验产品的客户，很难成为协作办公SaaS长期稳定的付费用户。毕竟，这些免费功能太简单了，简单到用微信就具备这些功能。如果收费，还有多少中小企业愿意用呢？我们认为，重点不在于免费为钉钉、企业微信们引了多少流量，倒是各家SaaS厂商在引流后的留存方法更值得讨论，这才是核心竞争力。问题三：利润点太难找，多数企业是免费进、收费出既然提到了付费问题，我们就再多说两句。钉钉运营了这么多年，用户数量超过了2亿，都没找出合适的盈利方法。企业微信从推出以来一直免费，目前尚未有成型的盈利模式。愿意付费的企业早就付费了，持观望态度或者完全不care这件事的企业，不是看不到协作办公SaaS的价值，只是产品提供的价值还不足以打动它们。多数中小企业都是免费进、收费出，它们不希望为简单的考勤、审批付费。视频会议、即时通讯用微信、企业微信这种免费产品也可以完成。钱一定要花在刀刃上，比如销售多人的公司买CRM、会议需求复杂的公司单独买视频会议产品…… 所以，如何把更多、更复杂功能搭建到自己的生态体系中，才是钉钉、企业微信们争夺的要点。「ToB行业头条」交流群中，曾有群友就相关问题，展开过激烈的讨论，感兴趣的小伙伴可以参与进来哦！（文末有入群方式哦）问题四：落脚点不是产品功能，而是移动办公的流程其实，在这个时间点，与其琢磨产品功能的优劣，还不如多想想移动办公的流程。当各家产品的功能大同小异，而且很多功能完全可以被微信代替的时候，流程显然是更重要的事情。就像上文说的：临时找不到“移动”员工怎么办？员工跟家里上班，要几点起床上班，几点下班休息呢？大多数员工会认为在家办公就是放假，如何调动员工的积极性，让他完成任务？如何设置更好的任务节点，方便监督和管理呢？这其中涉及到的问题有很多，「ToB行业头条」也无法一一列举，倒是明道云创始人任向晖昨天发布的《远程工作的约定》给了我们很多启发，大家有时间可以搜索看一下。任向晖在文中指出：“影响远程协作成效最大的因素并不在于工具有多么先进，而是来自于一个比较容易被忽略的环节——协作方式的事先约定。” 所以，他从工作时间、响应要求、任务分派模式、汇报模式、检查监督方式、特情处理方式、通讯机制这7个层面，制定了一份远程移动办公的约定文本示范。而这些步骤的实施，确实能在一定程度上，起到对“移动”员工的监督作用。当然，任向晖也说了，如果如果仅仅只在家工作一个星期，企业没必要想那么多。如果确实有员工很久不能来上班，早思考的企业一定会更早受益。最后，我们写这样的文章不是在吐槽移动办公不好，也不是说协同办公SaaS不行，我们更想以“移动办公”码字者的身份，提出自己的问题和担忧。因为解决掉这些问题后，我们也是受益者。从心底里，我们更是支持移动办公，看好协同办公SaaS发展的那批人。我们确实看到了移动办公过程中存在的一些问题和不足，我们更希望希望协同办公SaaS厂商们，可以在产品中做更多的思考，让我们有更好的产品体验。以上来源：「ToB行业头条」

远程办公
2020年01月31日
远程办公

HR必读：2020年人力资源六大发展趋势文/Mariya Tsarova 译/杨喆如今有许多公司都在使用技术来管理福利、薪资和招聘，人工智能和机器学习已经取代了客服、旅游和行政相关职位，人力资源是否也会面临被取代的窘境？自动化一直被运用于改善业务流程，从而使高管能有更多时间来关注战略和营销。如今人力资源部门也成为其改善的一部分，在未来三年中，情况将会大不相同。 2020年人力资源发展趋势： 1. 人力资源运营以外包为主虽然人力资源部门不会消失，但必然会有所缩减。多数企业已将许多日常业务（如工资、福利等）外包给咨询公司，这些咨询公司一般都能提供一站式服务，从招聘到职业培训再到离职面试无所不包。到2020年，大型人力资源部门不再存在，将会出现集中式的团队（centralized-team），他们不仅与高管人员在战略上进行合作，也管理与外包机构的合作。 2. 远程办公成为常态越来越多的公司提供更为灵活的工作安排，并将其作为福利计划的一部分，以吸引最优秀的人才。实际上，千禧一代的员工，现在就已经将灵活办公视为确定工作的关键因素之一。除了服务业、体力劳动和医疗保健岗位外，已经有更多的人倾向于从事兼职或全职的远程工作。员工甚至愿意接受更低的薪水，来换取远程办公的便利。而且远程办公也为公司节省了数千美元的昂贵办公空间，并提升了因交通堵塞、病假等原因降低的生产率。 2020年的人力资源部门将适应招聘、管理远程员工，也会因此获得来自世界各地最优秀的候选人。 3. 招聘将成为一项全球性的竞技运动由于能够远程办公，招聘人员会考虑来自全球各地的应聘者，人才库的扩大也意味着人才竞争的加剧。未来的人力资源团队在招募优秀人才时必须更具有战略性，HR不仅要与竞争对手争夺最优秀的人才，还要与那些之前未听说过的世界各地的公司竞争。到2020年，人力资源部门将拥有更匹配的基础设施，辅助他们招募到最优秀的人才，也让来自世界各地的员工团结一致的工作。 4. 朝九晚五已经成为过去公司将不再以每周工作40小时的标准来衡量员工，而是以项目为基础，以产出的成果作为绩效衡量的标准。对生产和工时测量的转变会产生一定的‘副作用’，比如公司将提供无限的假期和病假时间，当工作时间不再作为标准，员工可以根据项目和截止日期自由安排自己的工作时间，这会在一定程度上提高生产力。 5.人力资源成为培训(和再培训)的中心随着科技的飞速发展，员工很容易在技能上落后。到2020年，雇佣新员工依旧比留住现有员工成本更高。一旦公司找到了合适的人选，就会想尽一切办法留住员工，培训就是吸引其留下的关键因素之一。人力资源的主要职责之一，就是与其他部门合作掌握最新的技术，促进员工和自身不断学习，这对公司和员工都是双赢的。 6.对小众人力资源专家的需求将会增加即使自动化和外包会影响到人力资源，它仍然被称为‘人力’资源。当员工的薪水有问题，或者需要调解人来解决冲突，或者仅仅只是想倾诉时，他们更想有个人能面对面的进行交流。随着广义人力资源职位的取消，对具有专业知识、熟知专业领域的高素质HR的需求将会增加，在医疗和政府等受到高度监管的行业中，尤其如此。结论制定“未来式”人力资源计划的关键就是关注当前的趋势，2020年离我们并不遥远，许多这样的预测已经在世界各地的人力资源部门中付诸实施。科技日新月异，但每一项技术进步都是为了造福人类而设计的，不管一家公司多么“精通技术”，它的成功仍然取决于它所雇佣的员工。来源：The HR department of the future

远程办公
2018年09月17日
远程办公

人力资源技术企业发展迅速-收购势不可挡文/Julia Qiu 译/杨喆人力资源科技是一个庞大的领域，它几乎涉及到全球范围内从招聘到绩效评估的各个层面，据相关信息估算，该市场的价值约高达4000亿美元。在过去两年里，风投和私人股本投资者在这个市场中投入了近20亿美元，仅2017年前七个月里就投入了9亿美元。大量新进企业涌现带来的冲击，使得现有企业不得不想尽办法，在竞争日益激烈的市场中捍卫自己的地位，这也进一步促使人力资源技术整合的新纪元开启。截至目前为止，今年已经出现了许多大规模的人力资源技术收购：日本人力资源巨头Recruit Holdings宣布以12亿美元收购了美国雇主点评网站Glassdoor，促成了最大的一笔收购；年初时，ADP收购了Workmarket（该公司为雅虎和纽约时报等提供自由职业者管理系统）；Adecco以逾4亿美元收购了General Assembly。6月初，Workday宣布收购旧金山公司Rallyteam。这些巨头终于意识到，充满活力的初创企业正在不断创新，他们正秉持着“要么吞并，要么被吞并”的心态，活跃在人力资源科技的生态系统里。但这种典型的“新旧碰撞，而后吞并以维持新平衡”的情况，并非是涌现出如此多收购的唯一原因。实际上，人力资源创新是宏观形式所趋，它不断的改变社会对于工作的定义。你可以把人力资源技术看作是一个“堆栈”，一些通用的范畴则解释了员工所经历的每一环节。一般来说，它包含(1)招聘 (2)入职 (3)学习与发展 (4)工资与福利 (5)绩效管理与反馈 (6)人力资源信息系统(HRIS)。当然，每个目录中还有其下更多的子目录 ;时至今日，“堆栈”中的特定垂直领域已经相当商业化了，所以最好的机会在这些领域之外。招聘是值得一提的领域，在过去几年中，自由职业成为一个新趋势，流动办公也更普遍。得益于快速的全球化，和更为高效便捷的通讯，人们不必再朝九晚五，或者待在办公室才能工作。能与自由职业者合作，或通过远程、移动办公吸引并留住人才的技术，都极大地引起了我的兴趣。一些较为较著名的创业公司，比如Toptal、Hackerone和Slack也都致力于此（它们各有所长，业务也不尽相同）。这是一个有诸多细微差别的人力资源区域，但重要的是在其中区分各种因素，例如垂直特定平台与一般平台、封闭市场与开放市场、企业与中小企业客户、熟练与非熟练工人、长期项目与短期工作。在欧洲也有公司在做类似的事情，比如法国的Side和Comet，以及德国的Gronda。这三个都是自由职业者平台，但却在招聘类型和场景上各有不同。Side是一个随需应变的平台，它主要通过学生的力量来完成一些简单的任务，而Comet试图通过一个包罗万象的自由职业者“OS”(即社区、活动和一套支持工具和服务)来吸引更多的技术人才。Gronda则在社交媒体渠道迎合了服务业的需求，推广了人才的同时也建立了行业信誉。招聘吸引人的另一部分，在于如何更好地利用数据来吸引人才。公司怎样才能不仅仅是吸引人们投递简历，而是能进一步了解候选人，且让他们在面试过程中的每一个环节都参与进来呢？柏林Heyjobs等初创企业将目标市场程序化，以便更好地了解求职者，而 Entelo则利用人工智能，在全球范围内寻找被动求职者(即那些没有积极寻找新职位的人)。一旦候选者申请职位，相关技术就会促使之后的每一个步骤都更有意义。瑞典的Teamtailor和英国的Beamery是我最喜欢的两家公司。前者将传统的求职者跟踪系统(ATS)技术提升到了一个新的高度，以帮助雇主创建品牌网站，提供顶级的求职者体验。后者正在构建一个求职者CRM平台，以优化求职者的重新聘用流程和职位宣传。另一个瞩目的领域是文化与参与度，回顾以前可以发现，由于其未有明确的定义及衡量标准，许多公司便忽略了这一因素。然而，随着千禧一代的劳动力越来越多，而且(如前所述)员工有更多的机会从事自由职业或跳槽，企业再也无法将员工情绪当做儿戏了。毕竟，对于大多数职位而言，找到和培训一名新员工的成本，是远超过维持现有员工的积极性和敬业度所需的成本。Cultureamp和Glint等公司在这方面处于领先地位，它们为各级员工提供实时反馈工具，并为管理者提供可操作的见解和分析。在欧洲，类似的解决方案也在出现，包括丹麦的Peakon和法国的 Jubiwee，虽然每个公司应对员工敬业度的方式有所不同，但一致的的是，它们都将员工视为利润最大化者、而非成本项目。 2018年已经过去了大半，有一件事不言而喻：技术驱动的趋势会继续改变未来的工作，这种改变伴随着收购——不可避免的行业整合，当然还有新旧重组。这一切将会带来许多机会，人力资源技术初创公司也参与其中，他们不断的影响变革，也使得行业巨头为之瞩目。 Julia Qiu is Associate Partner of Mosaic Ventures, a London-based Series A-focused fund. 原文链接：HR tech is evolving quickly — more acquisitions are on the way

远程办公
2018年09月06日
远程办公

IBM 取消远程办公政策，是远程办公方式出了错吗？编者按：IBM 可谓是远程工作政策的鼻祖企业，早在 1979 年，IBM 就开始了远程工作机制的尝试，并且事实也证明成效显著，IBM 的远程工作人员数量也一度激增，到 2009 年，几乎有 40% 的 IBM 员工采用了远程工作形式。但是，今年 5 月份，IBM 却表示想要取消远程工作机制，让数千名远程工作人员再次回到实体办公场所。远程工作形式近年来越来越受追捧，可谓风头正盛，IBM 此举又是为何呢？本文作者 JERRY USEEM 对此进行了分析，认为 IBM 此举并不是一种倒退，而是在新形势下的一种新的方式，现在的 IBM 需要这种新方式。 1979 年，IBM 在美国推出了一个全新的举措。在此之前的 20 多年以来，IBM 聘请了许多优秀的现代主义建筑师来设计、建造公司大楼和办公设施，以让更多的科学家和销售人员可以并肩作战，共创这一新兴的计算机产业。但是在 1979 年，IBM 的新建筑之一，位于硅谷的 Santa Teresa Laboratory 开始了一项新尝试。为了缓解办公室主机的拥堵问题，公司在五名员工的家里安装了一套绿屏终端机，这样他们就可以在家工作。在当时，远程办公绝对是一个新奇的主意，但这一个小小的解决方案似乎很有效。到 1983 年，大约共有 2000 名 IBM 的员工处于这种远程工作的模式状态。IBM 也最终意识到，节省这种实体办公场所，开启远程工作机制可以为公司节省数百万美元的成本，远程工作人员数量也因此激增。到 2009 年，IBM 的一份报告称，“IBM 在全球 173 个国家共计 386000 名员工当中，大约有 40% 的员工根本就没有任何实体办公场所”。这为 IBM 共计节省了 5800 万平方英尺的办公空间，节省成本约为 20 亿美元。不仅如此，IBM 也想通过为其他公司提供咨询服务帮助他们实现同样的无办公室化办公效率，毕竟亲身示范就是一个最好的营销手段。但是，就在今年 3 月份，随着一个令人惊讶的消息爆出，此事却发生了转折：IBM 又想让数千名远程工作员工再次回到实体办公场所之中。此事引发的反应也非常激烈，外界对此的评价可谓不留情面。这一公告被描述为是一家收入连续下降了 20 个季度的公司所做出的绝望之举；是一种极其含蓄的裁员手段；也被认为是对那些从来没有采用过远程工作机制企业（例如苹果和 Google）的一种效仿。对远程工作进行评估的 Global Workplace Analytics 机构总裁 Kate Lister 表示：“如果 IBM 是想降低生产力、流失人才并且增加成本，那他们此举很是靠谱。” IBM 对此可能早有预见。雅虎在 2013 年推动新工作制度，宣布禁止员工远程工作时收到的也是类似的回应。之后，安泰保险金融集团（Aetna）和百思买也追随雅虎的脚步，陆续宣布取消员工在任意地点办公的政策，他们在推行类似政策时也是一度成为热议的对象。但是，不管怎样，IBM 取消员工远程办公政策的举动却能说明一些问题，尤其是 IBM 的企业模式一直是“别的公司竞相效仿和追随的榜样”。也许 IBM 这位“蓝色巨人”的这一决策只是在通向未来长远型远程工作机制之路上翻了一个跟头，但是我们仍然有理由认为这一举动也是一个信号，虽然这一信号十分微弱，但也足以让我们意识到远程办公已经达到了它的高水位线，远程工作的弊端也越来越明显的表露出来。这怎么可能呢？因为据盖洛普咨询公司（Gallup）统计，有 43% 的美国员工是处于完全或者部分时间远程工作模式。我在位于芝加哥的一家星巴克里环顾四周，发现旁边有两个身着商务休闲装的男性正在用笔记本办公，看起来十分富有成效。除此之外，也有相关的调查能够支持我的这一看法。据斯坦福大学的一项研究报告表示，让中国的电话客服工作人员在家工作后，他们的生产力增长了 13%。并且，据盖洛普统计显示，远程工作人员的工作时间远远超过办公室人员的工作时间。但是，也有一些研究得出的是相反的结论。其中有一项研究认为，不要让电话客服人员回家工作，要鼓励他们在办公室办公，可以让他们花更多的时间在休息室，彼此交流技巧，这样能够大大提高他们的生产力。如果你想确定这么多结论互不相同的调查，到底该相信哪个，那只能是徒劳的尝试，不如将精力放在搞清楚这里所说的分别是什么类型的生产力，那样才更有意义。如果你所看重的是个人生产力，也就是说你所达成的销售量或者处理的客户投诉量，那研究表明，最好还是让员工在他们喜欢的时间和地点工作。对于那些主要要求与客户进行互动的岗位（例如顾问和保险业务员等）或者是完全不需要很多互动的工作（例如专栏作家），实体办公场所并没有多大的辅助意义，甚至有许多时候会成为一种障碍。但是其他类型的工作可能会依赖于所谓的“协同效率”——也就是一个团体成功解决问题的速度，这样远程办公，各个成员之间所存在的距离似乎就会拉低整个团队的合作效率。原因何在？简而言之，协作需要沟通。而目前来看，能够提供最快、最低成本、最高带宽连接通信技术的载体，仍然是实体办公室。要说非常小的办公室空间，那应该就是波音 727 的驾驶舱了。小小的驾驶舱容纳了三名机组人员，另有仪表板围绕在他们身边。从舒适度方面来看，这绝对算不上一个好的环境。但加利福尼亚大学圣地亚哥分校和欧文分校的研究人员对一次模拟飞行进行了分析，结果发现这种被迫接近方式有利于机组成员之间的交流，尤其是如果有一名机组成员发现燃油泄漏的这种情境中。从驾驶舱音频记录中，我们一般看不到很多通信消息。随机工程师报告出现一个“有趣的状况”，飞行员的回应是“嗯”，副驾驶则是“哦”。但是只要将音频与驾驶舱交换机的视频结合到一起看，你就会发现，这些飞行员之间其实无需说的太多就能对出现的问题以及解决方案达成共识。因为，身体语言在这其中发挥了很大的作用：随机工程师将身体转向面对其他机组成员，食指戳一下燃油量表，燃料已经非常低这一信息便可以传达给另外两人。而他接下来所采取的步骤也足以通过仪表板上的一系列手势来传达，并且只要用几个很短的词语就可以表达出来。这是高协作效率的一个模范，整个过程只需 24 秒。如果要靠电子邮件的沟通来解决这一问题恐怕至少也得需要几十条信息才能搞定，鉴于燃料箱正在快速排空，电子邮件显然不适用。这也让我们对电子通信技术有了新一层的理解。名义上来看，电子通信技术成本低廉，而且即时性较高，但是考虑到投入其中的工时，我们可能会发现其实它并不低廉，速度可能也相对缓慢。其中，电子邮件，由于需要将信息全部拼写出来表达，所以可能是最糟糕的一种方式，电话交流会好一些。而在视频会议中，不仅可以及时得到回复，还可以看到对方的表情和身体动作，效果就更好一些。而一些最新的工具，例如适用于工作场所的通信 app Slack 将社交线索整合到书面交流之中，利用了即时消息的迅速性和表情符号的非正式性。但是，所有的这些技术都存在一个弱点，那就是受制于人类的选择，必须是由我们来选择是否应用它们。正因为如此，人类的本质也在其中对于这种技术的意义和价值起到了一定的损害作用。早在 1977年，麻省理工学院教授托马斯·艾伦（Thomas J. Allen）就研究了科学家和工程师之间的交流模式，结果发现他们办工桌之间的位置越远，交流的可能性就越小，这一现象也被称为“艾伦曲线”（Allen Curve）。当两张办工桌距离达到 30 米时，定期交流的可能性接近于零。有人曾寄希望于信息技术，认为信息技术能够改变所谓的“艾伦曲线”，但麻省理工学院的一名访问学者 Ben Waber 最近却发现事实并非如此。事实证明，本来用来消除距离障碍的通信工具主要是用在那些天天抬头不见低头见的人之间。Waber 同 IBM 研究人员一起对软件开发员进行了一项调查，结果发现同一办公室的工作人员每遇到一个潜在麻烦时，彼此之间的通信数量平均是 38 条，而不同办公场所的工作人员在遇到问题时，通信量平均只有 8 条。这种能够看得见、摸得着的近距离接触的力量没有一种简单的解释可以说得清。这可能就是“曝光效应”的一种表现：我们都倾向于接受那些我们熟悉的东西；我们喜欢那些我们能看到的人。或者也许这符合人与人之间接近关系的一种几何模式。在咖啡机旁引起别人的注意力成本很低，你知道他们能够听到你发出的信息，因为显而易见，他们正在喝咖啡，如果在交流过程中，你发现那个人听不懂你在说些什么，你也会及时的调整话题。无论是哪一种机制在发挥作用，其实都符合加利福尼亚大学欧文分校远程工作方面的专家 Judith Olson 所提出的“激进搭配”（radical collocation）。在 20 世纪 90 年代末期，福特汽车委托 Olson 对数量为 6 至 8 人的六支员工队伍进行了实验，旨在最大化团队成员对于团队其他人所做事情的那种周围意识。实验结果令人震惊：这些团队只用以往福特工程师完成类似所需项目大约三分之一的时间就完成了软件开发项目。但与此同时，Olson 提醒道，这一极端情况下的模式很难在现实中进行复制，因为它要求所有人在同一时间段都要从事同一个项目，而在现实组织环境中几乎不可能这样。但是，IBM 在规划用于以往 5000 名远程工作人员实体办公的新工作空间方面，也从这些研究中吸取了许多的信息。Agile（专为电子制造业设计供应链标准模式的 PLM（生命周期管理软件）厂商）公司负责培训 IBM 员工的职场导师 Rob Purdie 表示：“以前我们是通过来回的发送文件方式来达成某个共识，这花费的时间太久了，有时候可能需要数百页的文件信息量。所以现在，我们需要搞清楚这样一个问题：我们如何利用物理空间来推进项目，保持步调统一，提高沟通效率。” 这一问题的答案当然要取决于手头项目的不同性质。但它通常也会涉及到一个中心表、一个不超过九人数量的团队、一块白板的外缘以及是否坚持轻量化沟通形式等。如果一定要将一些东西记录下来，那便利贴是理想选择。你可以将它贴在白板上，形成一种明显的视觉图表，这样团队里的其他人都能即时了解团队现在的状况，就像波音 727 的仪表盘一样。这样，交流既实现了精简化，又达到了效果最大化。在同 Purdie 谈话期间，我开始产生了这样一种疑惑，取消远程工作机制，让员工都回到实体办公室工作这一举措到底是回到了以前传统的工作方式还是在向一种新的方式迈进，一种在 1979 年不曾存在过的方式。在以前那个时代，IBM 可以决定要去构建什么，可以计划如何对其进行构建，并且可以笃信客户会接受他们花费数月构建出来的内容。而现在，软件更新换代无穷无尽，企业业务更像是处理一系列紧急事件，而对这些紧急事件可能需要像飞机燃油泄漏情境下的那种处理速度和效率。确定问题，提供快速解决方案，获得反馈，调整路线，周而复始，始终要随时关注周边的形势变化。我问 Purdie，IBM 的这一新举措是否可以利用新的协作技术来攻克。他说道：“可以，但是研究表明，远程工作团队相比之下可能效果欠佳。” 原文链接：https://www.theatlantic.com/magazine/archive/2017/11/when-working-from-home-doesnt-work/540660/ 编译组出品。编辑：郝鹏程本文翻译自 www.theatlantic.com，原文链接。如若转载请注明出处。

远程办公
2017年10月17日
远程办公

高效远程办公的逻辑：Stack Overflow 的“远程至上”哲学编者按：远程办公是当代公司（尤其是跨国企业）十分常见的工作模式。但是，不要以为只要有足够好用的设备就可以远程办公，人的作用依然很大。如何确保高效地远成办公，本文或许可以给点启发。本文作者是著名程序员社区 Stack Overflow 的Jess Pardue，原题为“The logistics of Stack Overflow’s remote-first philosophy”。到目前为止，你应该已经听过Stack Overflow以及这家公司致力于发展远程工作所做的一切。坦白说，我们的确非常重视远程工作，我们只想招到最棒的员工，无你身处何地——不管在是犹他州盐湖城，德国柏林还是巴西圣保罗。提升远程工作能力也会丰富公司多样性，我们努力让这两者相得益彰。但是，本文不是为了说明为什么我们笃信远程工作的重要性，而是为了告诉各位我们公司如何实现有效的远程工作。我在公司负责管理业务运行，这份工作很大一部分内容，是要满足我们80多位在外远程办公的员工完成工作的一切需求。所以接下来我就给大家一些构建成功的远程基础设施的建议找个像我一样靠谱的人很重要！这绝对是远程工作成功、高效的最重要因素。你需要找一个人专门负责为在外办公的员工提供解答，回答他们在现场工作中的问题和困惑。在我们公司，每当我们雇佣一位新的远程工作的员工，我都会告诉他们有什么问题随时来问我，我一定尽力解答，或者至少帮他们指个方向。我各种问题都回答。比如，一位员工因为刚动了手术没法参加工作会议，我就会教他如何采购比利时啤酒，然后再运到波兰。又比如，乌拉圭对家用设备的电压有很严格的限制，所以做得多了就会知道把带手柄的站立式办公桌运到蒙得维的亚是多么“有趣”的事情（冷漠脸）。公司执行团队里同样需要某个（最好是某些）人不断地询问“远程工作进展如何？”。每当有人提醒，你的大脑就会注意，公司CEO也会考虑包括远程员工在内的所有员工。公司财务和人力要关注远程需求很多公司在和远程员工沟通时经常遇到各种各样奇葩的法律问题，尤其是和外国员工。你知道吗，在罗马尼亚，如果一个人想在家里办公，家里必需要由一位消防队长检查一遍。在美国，我们有“一般性工资决定”，要求远程工作的员工在他们家贴一张纸质通告，至少10天。（我猜他们估计会把这通告贴在洗衣间或者厕所。）如果有人力部门帮助解决移民和签证问题就更好了。在我们公司，我们人力部门有一位律师，每当出现此类问题，他都会和其他人力咨询师一起为员工排忧解难。在很多州或者国家，税收并不高，公司需要为每个州设立一个专门的实体，这事需要未雨绸缪。同时还要根据不同地区，准备不同的员工工资表。没人会控告国税局要求税务报表简洁明了，所以一定要按要求来。远程优先我们已经在另一篇博客上说了这个话题，但是我觉得还是很有必要在这里再重复一遍：如果会议中有一个人是远程参与会议，那么相当于所有人都是远程参与会议。如果会议室里有5个人，另外2个人通过电话远程参与会议，会议室里的人很容易就会把电话那头的那2个人遗忘。为了避免这个问题，如果可能的话，你可以让所有人都改成用电话开会。不久之后，大家就会习惯用电话开会，而不是找个会议室开会。在Stack Overflow纽约分公司，你在办公室走一圈就会发现，尽管两个人的办公室就紧挨着，但是他们还是用电话开会。（当然也有可能他们俩太懒了……）将欢乐带给每个员工在公司里我们有各种节假日聚会，让员工尽情玩乐。但是远程员工呢？他们遍布全世界，如何给他们送去公司的祝福和欢乐？首先，我们每周都有一次线上互动的环节，所有在外地远程办公的员工就他们工作和生活中关心或者感兴趣的话题发起聊天。你可以上线待个几分钟和其他人打一下招呼就离开，也可以全程参与话题讨论。此外，每个分公司在每年12月都有一个很梦幻的节日晚会，我们自然也会邀请离公司不远的远程员工参加。如果实在路途遥远无法参加，那我们就会给他们发200美元的假日津贴，用这笔小钱自己过节。可能是和伴侣度过浪漫的一夜，或者是和家人一起享受盛宴。我们公司不管他们怎么用这笔钱，只要他们节日能过得开心。还有一点别忘了，如果公司发小礼品当福利（比如衣服，帽子，袜子等），一定要把这些东西寄到远在外地的员工手中。这个事情工作量不小，在我们公司，要为87位长期在外地办公的员工邮寄礼物，确实要劳心劳力。但是这事很值。团结起来！为了凝聚在外地工作员工的向心力，每年我们都会把所有远程办公的员工聚到一起，举行一次为期一星期的恳谈会。每个人都很期待。每次相聚都在不同的城市，首先是3天的执行官主旨演讲，然后是小范围的讨论，最后还有很多非常有趣的游戏。我们会谈论公司运行现状，介绍新的项目和团队，但我们绝不做任何重大决定或者改变商业方案。恳谈会的目的是为了增加同事情谊，不是为了给公司创收。我们每年都翘首以待，每次会议都反响热烈。而且策划恳谈会的人也不必有任何压力。（其实我就是那个策划人，哈哈）在有必要的时候，我们也会让不同团队举行小型的见面会，不过具体操作由他们团队之间自己协调，地点主要在我们三大公司驻地。让远程员工的家庭办公室和公司一样温馨每次招聘一位新的远程办公员工，我都会联系他们，询问他们想买什么家具。他们可以选择和我们办公室一模一样的办公桌椅，而且全部由公司买单。我们希望他们工作起来能尽可能舒适，也就是说，如果他们工作的时候宁愿站着而不是坐着也没问题。我们公司的IT部门帮他们解决技术问题，而我就要照顾他们其他方面的合理需求。需要一个放文件的小柜子？好主意！想要一个亮粉色带花纹的别具一格的办公桌？当然可以，这可是你的家呀！我们很重视远程员工家中办公环境的布置，这样他们就不会感觉我们厚此薄彼，明白公司对他们和其他在公司办公的员工一视同仁。原文链接：https://stackoverflow.blog/2017/09/29/making-remote-work-behind-scenes/ 编译组出品。编辑：郝鹏程本文翻译自 stackoverflow.blog，原文链接。如若转载请注明出处。

远程办公
2017年10月13日

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